OneDrive Ordnerstruktur für KMU anlegen

Schritt 1: Anmeldung bei Microsoft 365

Öffnen Sie einen Browser und gehen Sie auf portal.office.com. Loggen Sie sich mit dem Firmenkonto ein, das den Tarif Microsoft 365 Business Basic enthält. Dieser Tarif kostet 5,60 Euro pro Benutzer und Monat laut Microsoft Preisliste vom Januar 2026. Überspringen Sie diesen Schritt, bleibt der Zugriff auf den Cloud-Speicher verwehrt und alle folgenden Aktionen scheitern.

Schritt 2: Erstellen der obersten Ordner

Wechseln Sie in die OneDrive-Weboberfläche. Legen Sie dort die vier Hauptordner „Kunden“, „Projekte“, „Verwaltung“ und „Archive“ an. Jeder Ordner erhält eine kurze Beschreibung im Eigenschaftenfeld. Ohne diese Struktur bleibt der Speicher flach und späteres Suchen wird unübersichtlich.

Schritt 3: Unterordner nach Aktenzeichen anlegen

Öffnen Sie den Ordner „Kunden“. Erstellen Sie für jeden aktiven Kunden einen Unterordner mit der Kundennummer aus der Buchhaltung. Nutzen Sie dafür das kostenlose Tool „Bulk Create Folders“ aus dem Microsoft Store, Version 2.3. Fehlt dieser Schritt, sammeln sich Dateien direkt im Hauptordner und die Übersicht geht verloren.

Schritt 4: Zugriffsrechte setzen

Markieren Sie den Ordner „Verwaltung“ und wählen Sie „Freigeben“ nur für die Geschäftsführung. Verwenden Sie die Option „Nur anzeigen“. Überspringen Sie die Rechtevergabe, erhalten unbefugte Personen Zugriff auf vertrauliche Unterlagen.

Schritt 5: Sync-Client installieren

Laden Sie den OneDrive Sync-Client in Version 24.123 vom Microsoft Download Center herunter und installieren Sie ihn auf allen Arbeitsrechnern. Verknüpfen Sie das Konto. Ohne den Client bleiben lokale Änderungen offline und Synchronisationsfehler treten auf.

Schritt 6: Automatische Archivierung einrichten

Erstellen Sie im Ordner „Archive“ eine Unterstruktur nach Jahren. Verschieben Sie manuell alle Dateien, die älter als 24 Monate sind. Das lässt sich nicht seriös beziffern, wie viele Unternehmen diesen Schritt wirklich durchführen. Häufig schief geht hier die Berechtigung: Der Sync-Client verweigert das Verschieben, wenn der Ordner zuvor offline bearbeitet wurde.

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