Asana Free Projekt anlegen und Aufgaben mit Fristen versehen

1. Account erstellen

Öffnen Sie asana.com und wählen Sie den Tarif Free. Die Registrierung läuft über eine E-Mail-Adresse und dauert unter zwei Minuten. Ohne diesen Schritt bleibt jede weitere Aktion blockiert.

2. Workspace anlegen

Nach der Anmeldung klicken Sie auf „Workspace erstellen“ und geben Sie den Firmennamen ein. Der Free-Tarif erlaubt bis zu 15 Nutzer. Überspringen Sie diesen Schritt, landen alle Daten im privaten Bereich und lassen sich später nicht ohne Aufwand teilen.

3. Projekt anlegen

Wählen Sie „Neues Projekt“ und entscheiden Sie sich für „Leer“. Benennen Sie es mit dem Kundennamen und dem Jahr 2026. Ohne Projekt existiert keine zentrale Liste, in der Aufgaben chronologisch sortiert werden können.

4. Aufgaben mit Fälligkeitsterminen anlegen

Klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen“, schreiben Sie die Bezeichnung und setzen Sie das Fälligkeitsdatum. Der Free-Tarif zeigt diese Daten in der Listenansicht an. Fehlt das Datum, erscheinen die Einträge nicht in der Kalenderfunktion und werden schnell übersehen.

5. Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Gehen Sie in die Projekt-Einstellungen und fügen Sie das Feld „Priorität“ mit den Werten Hoch, Mittel, Niedrig hinzu. Der Free-Tarif erlaubt fünf solcher Felder. Ohne dieses Feld können Sie später nicht nach Dringlichkeit filtern.

6. Teammitglieder einladen

Klicken Sie auf „Teilen“ und geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ein. Der Free-Tarif erlaubt Kommentare und Bearbeitung durch Eingeladene. Überspringen Sie diesen Schritt, bleibt das Projekt ein Ein-Personen-Board.

7. Regelmäßige Prüfung einplanen

Legen Sie in Ihrem Kalender einen 15-Minuten-Termin jeden Freitag um 16 Uhr an. Dort öffnen Sie das Projekt und markieren erledigte Aufgaben. Die Studie „Fünf Hebel für mehr Produktivität“ der Stiftung Familienunternehmen aus dem Jahr 2026 nennt Digitalisierung als einen der fünf zentralen Hebel; ohne regelmäßige Kontrolle verliert das System jedoch schnell an Nutzen. Dieser Schritt geht häufig schief, weil der Termin nicht fest im Kalender steht und dann ausfällt.