Zeitblöcke in Google Kalender anlegen

Schritt 1: Konto prüfen

Öffnen Sie calendar.google.com mit dem geschäftlichen Google-Konto. Die kostenlose Version steht seit 2026 ohne Zusatzgebühr zur Verfügung. Fehlt das Konto, lässt sich nichts anlegen.

Schritt 2: Kalender erstellen

Klicken Sie links auf das Pluszeichen und wählen Sie „Neuer Kalender“. Benennen Sie ihn „Zeitblöcke 2026“. Überspringen Sie diesen Schritt, bleibt alles im privaten Kalender vermischt.

Schritt 3: Farbe und Sichtbarkeit setzen

Weisen Sie dem neuen Kalender die Farbe Orange zu und stellen Sie die Freigabe auf „Nur ich“. Bei fehlender Farbe verlieren Sie den Überblick bei mehreren Terminen.

Schritt 4: Ersten Zeitblock anlegen

Erstellen Sie einen wiederkehrenden Termin montags von 9 bis 11 Uhr mit dem Titel „Fokussiertes Arbeiten“. Die Wiederholung läuft bis 31. Dezember 2026. Ohne Wiederholung müssen Sie jeden Block einzeln eintragen.

Schritt 5: Weitere Blöcke hinzufügen

Fügen Sie je einen Block für E-Mails (täglich 14–15 Uhr) und für Verwaltung (mittwochs 10–11 Uhr) hinzu. Der Google Kalender speichert diese automatisch. Fehlt ein Block, gerät die Woche schnell durcheinander.

Schritt 6: Benachrichtigungen einstellen

Aktivieren Sie für jeden Block eine 15-Minuten-Erinnerung per E-Mail. Die Einstellung steht unter „Benachrichtigungen“ im Kalender-Detail. Ohne Erinnerung geht der Block im Alltag leicht unter.

Schritt 7: Test und Anpassung

Wechseln Sie in die Wochenansicht und prüfen Sie, ob die Blöcke sichtbar sind. Ein häufiger Fehler ist hier das versehentliche Löschen des gesamten Kalenders statt nur eines Termins. In diesem Fall lässt sich der Kalender aus dem Papierkorb wiederherstellen, aber alle Blöcke müssen erneut angelegt werden.

Laut einer Veröffentlichung der FAZ vom November 2024 hilft strukturierte Zeitplanung beim Umgang mit Deadlines. Ob das auch für Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern gilt, lässt sich nicht seriös beziffern.