Microsoft To Do für wiederkehrende Aufgaben konfigurieren

Schritt 1: Microsoft-Konto mit Firmen-E-Mail verbinden

Öffnen Sie den Microsoft Store auf Windows 11 und laden Sie Microsoft To Do in Version 2.114 herunter. Verwenden Sie Ihr geschäftliches Microsoft 365-Konto, das bereits für Outlook läuft. Überspringen Sie diesen Schritt, dann fehlt später die Synchronisation mit Kalender-Terminen und Sie arbeiten mit isolierten Listen.

Schritt 2: Erste Liste für Routineaufgaben anlegen

Erstellen Sie in der App eine neue Liste namens „Täglich“. Fügen Sie dort fünf Aufgaben hinzu: „Posteingang leeren“, „Rechnungen prüfen“, „Backup OneDrive starten“, „Kundendaten aktualisieren“ und „Wochenbericht vorbereiten“. Jede Aufgabe erhält die Wiederholung „täglich“. Ohne diese Struktur bleiben Aufgaben einmalig und werden nicht automatisch neu gesetzt.

Schritt 3: Kategorien und Prioritäten festlegen

Weisen Sie den Aufgaben Farbkategorien zu: rot für Finanzen, blau für Kunden. Setzen Sie die Priorität auf „Hoch“ bei zwei Aufgaben. Das kostet etwa zwei Minuten. Fehlt die Kategorie, verlieren Sie später den Überblick bei mehr als zehn Aufgaben.

Schritt 4: Erinnerung mit Benachrichtigung aktivieren

Aktivieren Sie für jede Aufgabe die Benachrichtigung um 8:00 Uhr. Wählen Sie „Push-Benachrichtigung auf allen Geräten“. Überspringen Sie diesen Schritt und die Aufgaben erscheinen nur im Kalender, ohne dass das Telefon vibriert.

Schritt 5: Mobile App mit dem gleichen Konto koppeln

Installieren Sie die To Do App auf dem Smartphone aus dem App Store oder Play Store. Melden Sie sich mit demselben Konto an. Prüfen Sie, ob die Liste synchronisiert ist. Ohne diesen Schritt fehlt der Zugriff unterwegs und Aufgaben werden doppelt angelegt.

Schritt 6: Integration mit Outlook-Kalender testen

Öffnen Sie Outlook und legen Sie einen Termin für 9:00 Uhr an. Wechseln Sie zurück zu To Do. Die Aufgabe sollte als fällig erscheinen. Die Verbindung nutzt Microsoft Graph. Funktioniert sie nicht, prüfen Sie die Berechtigungen im Admin-Center von Microsoft 365.

Häufig schiefgehender Schritt: Backup der Listen exportieren

Exportieren Sie die Listen einmal monatlich als CSV-Datei über die Web-Version unter todo.microsoft.com. Speichern Sie die Datei in OneDrive. Viele Nutzer überspringen diesen Export. Dann sind alle Aufgaben nach einem Konto-Problem oder Gerätewechsel verloren und müssen manuell neu angelegt werden. Die Exportfunktion steht seit Version 2.100 zur Verfügung.

Die Einrichtung funktioniert nur mit einem Microsoft-Konto, das über mindestens 5 GB Speicher verfügt. Bei reinen Gmail-Nutzern lohnt sich der Wechsel nicht.