Digitalisierung5 Min. Lesezeit
Anzeige · log-sysdev.de
Ein durchgerechnetes Beispiel: Fünf Angebote pro Woche, 21 Minuten Ersparnis pro Angebot – und der Punkt, an dem sich das KI-Abo nicht mehr rechnet.
KI-unterstützt · redaktionell geprüft
Fünf Angebote pro Woche, 35 Minuten pro Angebot, sechs Beschäftigte im Betrieb – mit diesen drei Zahlen lässt sich durchrechnen, ob ein KI-gestützter Angebotsassistent für einen Malerbetrieb überhaupt etwas bringt. Angenommen, ein solcher Betrieb existiert: Die Werte sind konstruiert, aber bewusst so gewählt, dass sich die Rechnung auf ähnliche Betriebsgrößen übertragen lässt.
Sechs Beschäftigte, davon einer im Büro und für Angebote zuständig. Fünf Angebote pro Woche, jedes davon von Hand geschrieben: Aufmaß aus dem Notizzettel übertragen, passende Standardtexte aus alten Angeboten heraussuchen, Positionen und Preise eintragen, Layout prüfen, versenden. Für diesen kompletten Vorgang werden 35 Minuten angesetzt – eine Annahme, die sich an Betrieben dieser Größe orientiert, aber keine belegte Durchschnittszahl ist.
Fünf Angebote mal 35 Minuten ergeben 175 Minuten in der Woche, knapp drei Stunden reine Schreibarbeit neben der eigentlichen Kalkulation.
Der Ablauf mit einem KI-Textassistenten sieht in diesem Beispiel so aus:
Aufmaß erfassen: Die Notizen vom Kunden werden wie bisher in Stichworten festgehalten, keine Änderung am Handwerk selbst. Entwurf erzeugen: Die KI formuliert daraus einen vollständigen Angebotstext inklusive Positionen, auf Basis früherer Angebote als Vorlage. Prüfen und anpassen: Der Betriebsinhaber liest den Entwurf, korrigiert Preise und Details, verschickt.
Wichtig ist der letzte Schritt: Hier handelt niemand automatisch, es wird nur ein Entwurf geliefert. Wo der Unterschied zwischen einem solchen Assistenten und einem System liegt, das eigenständig weiterarbeitet, klärt der Beitrag zu KI-Agent versus Chatbot. Für die Rechnung hier zählt nur: Aus 35 Minuten werden 14 Minuten pro Angebot.
| Größe | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit pro Angebot | 35 Min. | 14 Min. |
| Angebote pro Woche | 5 | 5 |
| Zeit pro Woche | 175 Min. | 70 Min. |
Ersparnis pro Angebot: 35 minus 14 gleich 21 Minuten. Bei fünf Angeboten pro Woche sind das 105 Minuten, umgerechnet 1 Stunde 45 Minuten.
Auf ein Jahr mit angenommenen 46 Arbeitswochen (Urlaub, Feiertage und ein paar Krankheitstage abgezogen) ergibt das 105 mal 46 gleich 4.830 Minuten, also 80,5 Stunden.
Bei einem intern kalkulierten Stundensatz von 55 Euro für die Chefzeit sind das 80,5 mal 55 gleich 4.427,50 Euro Bruttoersparnis im Jahr. Davon geht die Lizenzgebühr des Tools ab, in diesem Beispiel mit 20 Euro im Monat angesetzt, macht 240 Euro im Jahr. Bleiben 4.427,50 minus 240 gleich 4.187,50 Euro – rund 4.190 Euro netto.
Bei nur zweieinhalb Angeboten pro Woche halbiert sich die Ersparnis pro Woche auf 52,5 Minuten, im Jahr auf 2.415 Minuten oder 40,25 Stunden. Mal 55 Euro sind das 2.213,75 Euro brutto, minus 240 Euro Tool-Kosten bleiben rund 1.970 Euro. Immer noch deutlich im Plus.
Beim doppelten Volumen, zehn Angeboten pro Woche, verdoppelt sich alles entsprechend: 210 Minuten Ersparnis pro Woche, 9.660 Minuten oder 161 Stunden im Jahr, 8.855 Euro brutto, 8.615 Euro netto. In diesem Bereich lohnt sich das Werkzeug also durchgehend – die Frage ist eher, ob ein Ein-Mann-Büroplatz elf Angebote in dieser Zeit überhaupt bearbeiten kann, ohne dass an anderer Stelle Zeit fehlt.
Interessant wird es am unteren Ende. Die Tool-Kosten von 240 Euro im Jahr müssen erst durch Zeitersparnis wieder hereinkommen. Bei 55 Euro Stundensatz braucht es dafür 240 geteilt durch 55 gleich 4,36 Stunden im Jahr, umgerechnet 261,8 Minuten. Bei 21 Minuten Ersparnis pro Angebot sind das 261,8 geteilt durch 21 gleich rund 12,5 Angebote im Jahr – etwas mehr als eines pro Monat.
Ein Betrieb, der nur alle zwei Monate ein Angebot schreibt, also sechs im Jahr, spart 6 mal 21 gleich 126 Minuten, das sind 2,1 Stunden mal 55 Euro gleich 115,50 Euro. Abzüglich der 240 Euro Lizenzgebühr steht am Ende ein Minus von 124,50 Euro. Hier lohnt sich das Abo schlicht nicht, unabhängig davon, wie gut das Tool sonst funktioniert.
Zwei weitere Einschränkungen gehören dazu. Erstens: Die errechneten 80,5 Stunden sind nur dann Geld wert, wenn sie tatsächlich für bezahlte Arbeit genutzt werden – bleibt die Zeit ungenutzt liegen, bleibt auch die Ersparnis theoretisch. Zweitens greift die Rechnung schlechter bei stark individuellen Aufträgen, etwa bei Sonderanfertigungen mit vielen Einzelpositionen. Dort muss der Entwurf oft so gründlich überarbeitet werden, dass von den 21 Minuten Ersparnis wenig übrig bleibt. Das Modell passt am besten zu standardisierten Leistungen wie Malerarbeiten, Reinigung oder Gartenpflege.
Wer anfängt, den Angebotsprozess durchzurechnen, stößt meistens auf die nächste Baustelle: die Website, über die ein Teil dieser Anfragen überhaupt erst reinkommt. Ein kostenloser Website-Check von Log-System Development prüft Ladezeit, SEO-Grundlagen und technische Basis in wenigen Minuten – eine sinnvolle Ergänzung, bevor man Geld in ein weiteres Tool steckt, dessen Wirkung verpufft, wenn schon die Anfragen auf dem Weg zur Website verloren gehen.
Wer statt eines fertigen Abo-Tools lieber eine Lösung haben möchte, die direkt in den eigenen Angebotsprozess eingebaut ist, findet bei Log-System Development auch die andere Option: Websites, die auf Anfragen ausgelegt sind, KI-Integrationen für wiederkehrende Aufgaben, und Apps, die direkt mit Entwicklern entstehen statt über eine Agentur mit Aufschlag. Ob sich im eigenen Fall eher ein Abo-Tool oder eine eigene Lösung rechnet, hängt genau wie in diesem Beispiel vom Volumen ab – dazu passt auch der Beitrag eigene App oder reicht die Website.
Wer nachrechnen will, ob sich das für den eigenen Betrieb lohnt, braucht nur drei eigene Zahlen: Angebote pro Woche, Zeit pro Angebot, und den eigenen Stundensatz.