Ab 2027 müssen viele Betriebe E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle. Eine begründete Checkliste zeigt, was jetzt zu klären ist – vom Vorjahresumsatz bis zur Softwarefrage.
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Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe oder Umsatz, wie das Bundesfinanzministerium in seinem FAQ zur E-Rechnung festhält. Für viele Kleinbetriebe war das im Alltag kaum spürbar, weil kaum jemand tatsächlich eine XRechnung geschickt hat. Das ändert sich in den nächsten beiden Jahren, und zwar in zwei Schritten. Wer jetzt prüft statt abwartet, spart sich im Herbst 2027 Hektik.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen im B2B-Verkehr versenden. Betriebe darunter dürfen laut IHK Ostthüringen bis Ende 2027 weiter mit Papier oder PDF arbeiten, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle. Der maßgebliche Wert ist nicht der laufende Umsatz, sondern der des Vorjahres – für die 2027er-Frist also 2026. Wer das nicht nachrechnet, plant am falschen Termin: entweder investiert er ein Jahr zu früh in Software, die noch nicht gebraucht wird, oder er merkt im Dezember 2026, dass er über der Schwelle liegt und praktisch keine Zeit mehr hat.
Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt, die Empfangspflicht nicht. Sie gilt bereits seit Anfang 2025. Technisch reicht laut BMF-FAQ für den Empfang "bereits ein E-Mail-Postfach" – die Schwierigkeit liegt nicht im Empfangen, sondern im Weiterverarbeiten. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, kein PDF zum Ausdrucken. Das reicht nicht. Landet sie im normalen Postfach und niemand kann sie öffnen oder in die Buchhaltung übernehmen, ist formal empfangen worden – praktisch nicht. Zwei Minuten reichen, um das im eigenen Betrieb einmal durchzuspielen: eine Test-XRechnung öffnen und schauen, ob das aktuelle Buchhaltungsprogramm daraus überhaupt lesbare Werte macht.
Nicht jedes Programm, das "E-Rechnung" auf der Produktseite stehen hat, verarbeitet automatisch alle zulässigen Varianten. Zulässig sind laut BMF vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wer eine ältere ZUGFeRD-Version oder ein Nischenformat einsetzt, sollte das beim Softwareanbieter konkret nachfragen, statt sich auf den Marketingtext zu verlassen. Fehlt die Formatunterstützung, hilft auch die beste Buchhaltungsdisziplin nichts – die Datei bleibt technisch unlesbar für das System.
Nicht jede Rechnung muss elektronisch werden. Laut BMF-FAQ bestehen Ausnahmen für:
Wer als Kleinunternehmer selbst nie größere B2B-Rechnungen schreibt, muss sich also nicht zwingend ein eigenes E-Rechnungs-Tool anschaffen. Die vorzeitige Umstellung lohnt sich für diese Fälle selten – der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, solange die Ausnahme greift. Wer die Ausnahme falsch auf den eigenen Fall anwendet, riskiert dagegen formal fehlerhafte Rechnungen, sobald doch ein größerer Auftrag über 250 Euro dazukommt.
Eine E-Rechnung entsteht nicht durch "Speichern als PDF". Jemand im Betrieb muss festlegen, mit welchem Programm die XML-Struktur erzeugt wird – Faktura-Software, ein Modul im Buchhaltungsprogramm oder ein externer Dienst, der aus vorhandenen Daten die Datei baut. Angenommen, ein Schreinereibetrieb mit sieben Mitarbeitenden und 950.000 Euro Vorjahresumsatz nutzt bisher eine einfache Rechnungsvorlage in Word. Ab 2027 reicht das nicht mehr. Die Umstellung braucht dann nicht nur eine neue Vorlage, sondern eine Entscheidung, wer die Ausgabe testet, bevor die erste echte E-Rechnung an einen Kunden geht. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer neuen Software und einem geänderten Prozess, wie es auch der Beitrag Digitalisierung ist mehr als eine neue Software an anderer Stelle beschreibt.
Die Umstellung betrifft zwei Seiten. Wer ab 2027 selbst E-Rechnungen versenden muss, sollte Stammkunden vorher fragen, welches Postfach oder welche Plattform sie dafür nutzen – manche Auftraggeber verlangen zusätzlich eine bestimmte Leitweg-ID oder ein Portal. Ohne diese Abstimmung kommt die technisch korrekte Rechnung zwar an, bleibt aber im falschen System liegen und wird schlicht nicht bezahlt.
Bis Ende 2027 zu warten, klingt nach Zeit. Für einen Betrieb, der aktuell mit Papier oder PDF arbeitet und weder Software noch internen Ablauf verändert hat, sind das in der Praxis oft nur zwei, drei Monate wirksame Vorbereitungszeit, weil Softwareauswahl, Testphase und Einarbeitung der Beteiligten zusammen mehr Zeit brauchen als gedacht. Wer die Frist bis zum Schluss ausreizt, hat für Fehler in der ersten echten Umstellungsphase keinen Puffer mehr.
Wer sich ohnehin mit der eigenen Buchhaltungssoftware und den Schnittstellen zu Kunden beschäftigt, kann den Anlass nutzen und die eigene Website gleich mitprüfen – oft hängt an der Kontaktseite oder dem Angebotsformular ohnehin ein Stück derselben Prozesskette. Der kostenlose Website-Check von Log-System Development liefert dafür in wenigen Minuten eine technische Einschätzung zu Ladezeit und Auffindbarkeit der eigenen Seite. Wer lieber selbst Hand anlegt, findet in Die eigene Website Schritt für Schritt selbst prüfen die manuelle Variante dazu. Für Betriebe, die anschließend tatsächlich etwas ändern wollen – neue Website, ein KI-gestütztes Formular, eine kleine App für die Auftragsabwicklung – baut Log-System Development direkt mit Entwicklern, ohne den Umweg über eine Agentur mit mehreren Zwischenstationen.
Ob die eigene Buchhaltungssoftware XRechnung wirklich lesen kann, lässt sich in einer Viertelstunde klären. Der Rest der Umstellung braucht deutlich länger.