Outlook Regeln einrichten – Posteingang filtern

Outlook Regeln einrichten – Posteingang filtern · wischtig.de

Schritt 1: Abonnement prüfen

Öffnen Sie die Microsoft 365 Admin Center Seite und melden Sie sich mit dem Firmenkonto an. Wählen Sie den Tarif Business Basic für 6,00 € pro Nutzer und Monat, Stand Juli 2026. Ohne diesen Tarif fehlen die erweiterten Regel-Optionen im Web-Client.

Schritt 2: Outlook Web öffnen

Rufen Sie outlook.office.com auf und loggen Sie sich ein. Klicken Sie links auf das Zahnrad-Symbol und dann auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“. Der Web-Client ist nötig, weil Regeln dort zentral gespeichert werden. Überspringen Sie diesen Schritt, bleiben Regeln nur auf dem Desktop-Client aktiv und greifen nicht auf Mobilgeräten.

Schritt 3: Regel erstellen

Gehen Sie zu „E-Mail“ > „Regeln“ > „Neue Regel“. Wählen Sie als Bedingung „Von“ und geben Sie eine häufige Absenderadresse ein. Als Aktion wählen Sie „In Ordner verschieben“ und legen einen neuen Ordner „Rechnungen 2026“ an. Die Regel wird sofort gespeichert. Ohne diese Aktion bleibt der Posteingang unstrukturiert und Nachrichten stapeln sich.

Schritt 4: Weitere Bedingungen hinzufügen

Klicken Sie auf „Weitere Optionen hinzufügen“. Fügen Sie die Bedingung „Betreff enthält“ mit dem Wort „Rechnung“ hinzu. Setzen Sie die Priorität auf „Hoch“. Diese Kombination verhindert, dass wichtige Nachrichten übersehen werden. Fehlt die zusätzliche Bedingung, laufen viele Mails durch die erste Regel und landen falsch.

Schritt 5: Regelreihenfolge festlegen

Ziehen Sie die neue Regel mit der Maus an die erste Position in der Liste. Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet. Fehlt diese Sortierung, kann eine allgemeinere Regel zuerst greifen und die spezifische Regel wird nie erreicht.

Schritt 6: Auf Mobilgerät testen

Senden Sie sich selbst eine Testmail mit dem Wort „Rechnung“ im Betreff von einem anderen Konto. Öffnen Sie die Outlook-App auf dem Smartphone und prüfen Sie, ob die Mail im Zielordner erscheint. Die App-Version 4.2407 zeigt das Ergebnis innerhalb von 60 Sekunden. Überspringen Sie den Test, bemerken Sie erst nach Tagen, dass die Regel auf dem Handy nicht greift.

Schritt 7: Ausnahme hinzufügen

Öffnen Sie die Regel erneut und fügen Sie unter „Ausnahmen“ die Bedingung „Wichtigkeitsstufe ist hoch“ hinzu. Diese Ausnahme verhindert, dass eilige Nachrichten automatisch verschoben werden. Ohne Ausnahme landen auch dringende interne Mails im falschen Ordner.

Schritt, der häufig schiefgeht

Viele Nutzer vergessen nach einer Woche, die Regelstatistik zu prüfen. Klicken Sie dazu in den Einstellungen auf „Regeln verwalten“ und sehen Sie sich die Spalte „Treffer“ an. Liegt die Trefferzahl bei null, stimmt eine Bedingung nicht. Dieser Schritt wird am häufigsten ausgelassen und führt dazu, dass die ganze Konfiguration nutzlos bleibt.