Notion-Datenbank für Kundenprojekte erstellen

Notion Plus kostet 10 Euro pro Nutzer und Monat im Tarif 2026. Starte damit, indem du unter notion.so ein Konto mit dieser Lizenz anlegst. Ohne die bezahlte Version fehlen Berechtigungen für Gastzugriffe.

Konto einrichten und Workspace wählen

Melde dich mit der Firmen-E-Mail an. Wähle den bestehenden Workspace aus, den du schon für interne Notizen nutzt. Überspringst du diesen Schritt, landen alle neuen Einträge in einem privaten Bereich, auf den Kollegen nicht zugreifen können.

Neue Datenbank anlegen

Klicke auf „+“ und wähle „Database – Table“. Benenne sie „Kundenprojekte“. Füge Spalten hinzu: Projektname (Text), Kunde (Select), Start (Date), Deadline (Date), Status (Select mit Werten „offen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“). Fehlt eine Spalte, lassen sich später keine sauberen Filter erstellen.

Eigenschaften erweitern

Füge eine Rollup-Spalte hinzu, die verknüpfte Aufgaben aus einer zweiten Datenbank zählt. Verbinde beide Datenbanken über eine Relation. Ohne diese Relation siehst du nie, wie viele offene To-dos zu einem Projekt gehören.

Ansichten anlegen

Erstelle eine Kalender-Ansicht nach Deadline. Lege eine zweite Ansicht als Board nach Status an. Eine Ansicht mehr kostet keine Extra-Gebühr, spart aber täglich Klicks. Überspringst du sie, bleibst du bei der Standard-Tabelle hängen und verlierst den Überblick über Termine.

Berechtigungen setzen

Öffne „Share“ und lade zwei Mitarbeiter mit „Can edit“ ein. Setze für Kunden den Gast-Link auf „Can comment“. Ohne diese Einstellung bleiben Außenstehende komplett ausgesperrt oder sehen alles.

Erste Einträge importieren

Kopiere zehn aktive Projekte aus der bisherigen Excel-Liste manuell ein. Nutze die CSV-Import-Funktion nur, wenn die Spalten exakt übereinstimmen. Ein fehlerhafter Import erzeugt Duplikate, die später mühsam gelöscht werden müssen.

Filter und Sortierung testen

Öffne die Kalender-Ansicht und filtere nach „Deadline ist diese Woche“. Sortiere zusätzlich nach Kunde. Funktioniert der Filter nicht, liegt meist an falschen Datumsformaten in den Einträgen.

Mobile App prüfen

Installiere die Notion-App auf dem Smartphone in Version 8.4 oder neuer. Öffne die Datenbank offline. Was oft schiefgeht: die Relationen erscheinen leer, weil die Synchronisation noch nicht abgeschlossen ist. Warte zwei Minuten oder erzwinge eine manuelle Sync.