Google Workspace Business Starter einrichten und Zeitblöcke anlegen

Google Workspace Business Starter kostet 6,60 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Workspace-Account anlegen

Melde dich unter workspace.google.com mit einer eigenen Domain an und wähle den Tarif Business Starter. Das System richtet Postfächer, Drive und Kalender automatisch ein. Überspringst du diesen Schritt, bleiben alle Daten im privaten Gmail-Konto und teilen sich nicht mit Mitarbeitern.

Kalenderfreigaben setzen

Öffne den Google Kalender, klicke auf das Zahnrad und wähle „Einstellungen“. Gehe zu „Kalender freigeben“ und gib die E-Mail-Adressen der Kollegen mit „Änderungen vornehmen“ frei. Ohne diese Freigabe sehen andere nur deine Abwesenheiten, nicht die konkreten Blöcke.

Erste Zeitblöcke erstellen

Klicke auf „Erstellen“, wähle „Termin“ und trage feste Blöcke wie „Projekt A – 9:00–11:00“ ein. Wiederhole den Vorgang für „Projekt B – 13:00–15:00“. Wiederholungstermine stellst du auf wöchentlich ein. Ohne Wiederholung musst du jeden Montag neu anlegen.

Farbcodierung anwenden

Klicke mit der rechten Maustaste auf den Termin, wähle eine Farbe aus der Palette und speichere sie als Standard für diesen Kalender. Farben erscheinen sofort in der Wochenansicht. Fehlt die Farbe, verliert man den Überblick bei mehr als drei laufenden Projekten.

Benachrichtigungen konfigurieren

Gehe in die Termineinstellungen und setze „Erinnerung“ auf 15 Minuten vorher sowie „E-Mail“ auf 1 Tag vorher. Teste die Einstellung mit einem einzelnen Termin. Ohne E-Mail-Erinnerung geht der Block im Alltag leicht unter.

Externe Termine blocken

Importiere bestehende Termine aus dem alten Kalender per .ics-Datei. Markiere jeden importierten Termin als „Auszeit“ und färbe ihn grau. Überspringst du diesen Import, bleiben Doppelbuchungen möglich.

Wöchentliche Überprüfung durchführen

Jeden Freitag um 16:00 öffnest du den Kalender, verschiebst nicht genutzte Blöcke und legst neue für die Folgewoche an. Der Vorgang dauert acht bis zwölf Minuten. Wer die Überprüfung auslässt, merkt nach ein paar Wochen, dass ein Teil der geplanten Zeit nicht mehr passt.

Häufig schiefgehender Schritt

Viele Nutzer legen Blöcke an, vergessen aber die Kalenderfreigabe für Assistenten oder Partner. Dadurch erscheinen die Blöcke nur im eigenen Kalender und Buchungen von außen zerstören die Struktur innerhalb weniger Tage.